После того, как спикер согласился приехать к вам на мероприятие, нужно правильно выстроить общение с ним. Ему должно быть все понятно про мероприятие и логистику.
Татьяна, фаундер Manyways, генеральный директор
Подробно рассказываем
Важно, чтобы человек понимал, для кого он выступает. Расскажите по телефону, напишите письмо, приложите буклет или красивую инфографику. Чтобу у спикера не оставалось вопросов. Вот что его должно интересовать:
- цель и задачи организатора
- краткая история мероприятия целевая аудитория: возраст, образ жизни, род занятий, зачем идут на мероприятие
- количество участников
- площадка для выступления (размер помещения, количество стульев)
- техническое оснащение площадки
Плохой знак – если спикер интересуется только гонораром. С момента вашего сотрудничества, вы оба заинтересованы в успехе. Вам важен имидж мероприятия, спикеру – его личный. Поэтому не бойтесь перегрузить человека информацией.
Татьяна, фаундер Manyways, генеральный директор
Уточняем логистику
Договариваемся о том, как спикер попадает на вашу площадку. Это может быть личный автомобиль, такси, поезд или самолет, если он из другого города. В любом случае, вы должны знать каждый шаг спикера на пути к вашей площадке.Лучше зафиксировать договоренности письменно. Составляете памятку прибытия спикера, на которой обозначаете:
- время прибытия на площадку
- время начала мероприятия
- карту площадки, входы в здание
- если есть парковка – обозначаете на карте
- контактный номер спикера
- контактный номер ваш или человека, который отвечает за пребывание спикера на площадке
Важно: с того момента, как вы ударили по рукам, вы отвечаете за комфорт спикера и имидж мероприятия. Пришло ваше время проявлять заботу. Заранее договоритесь о парковке и оплатите ее, заранее подумайте, где спикер может оставить одежду, чтобы не стоять в общей очереди. Организуйте спикеру кофе (по желанию) и воду (обязательно). Спикер – не ваш наемный сотрудник. Это ваш гость, партнер и возможность получить хороший отзыв.
Просим райдер
Одновременно с обсуждением логистики нужно попросить райдер. Это список того, что нужно спикеру на площадке для комфорта. Райдер не входит в стоимость работы спикера – если он попросит бутылку шампанского и фрукты, нужно будет искать дополнительные средства. Райдер бывает бытовой и технический. Что может быть в райдере:
- требования к технике (компьютер только на Mac)
- требования к оборудованию (микрофоны, проекторы и т.д.)
- требования по размещению и комфорту (тип билетов на самолет, гостиница определенного класса, организация обеда в определенном ресторане или особенное меню)
- личные просьбы (отвезти куда-то, посадить в первый ряд детей, которых некуда деть, организовать комнату для курения и чашку кофе перед выступлением)
Райдер – нормальный способ общения с человеком, который постоянно гастролирует. Старайтесь соблюдать все просьбы спикера – это гарантия хороших партнерских отношений. Чем выше звездность вашего спикера, тем сложнее райдер (но не всегда).
Совместно готовим доклад
Доклад спикера – тоже зона ответственности организатора. Если пустить все на самотек, вас и зрителей будет ждать сюрприз.
Он может быть хороший, но чаще всего – это провал. Готовить доклад совместно можно по-разному. Можно прислать шаблон презентации и контролировать сроки, а можно нанять спикеру тренера по публичным выступлениям и полностью отрепетировать доклад. Можно устроить контрольную презентацию по скайпу. Программа-минимум – отправить спикеру фирменный шаблон мероприятия, попросить прислать готовый доклад за 5-7 дней до мероприятия. Важно проверить, чтобы доклад открывался и читался без ошибок. Материалы доклада отправляем технику и дублируем на облако, несколько флешек, чтобы было.
Проверяем договоренности
Со спикером нужно постоянно сверять часы. Лучше, чтобы это делал тот человек, который будет курировать спикера на протяжении всего мероприятия
- За две недели: нужна ли помощь с докладом?
- За неделю: Готов ли доклад? Можете прислать посмотреть и проверить у техника?
- За три дня до: все ли в порядке? Никаких изменений?
- За день до: напомнить о договоренностях и о логистике (вас будет встречать такси, вас встретит ассистент, еще раз направляю его контактный номер)
- В день мероприятия: все по плану? Вы в дороге? Во сколько вас ждать на площадке?
Сопровождаем на площадке
В команде должен быть человек, ответственный за работу со спикерами. Он созванивается, встречает, провожает, решает возникающие вопросы. Он занимается только этой работой и координирует каждую минуту времени спикера. Для этого человека нужно подготовить список с телефонами спикера и примечаниями. Таблица может выглядеть вот так:
Спикера нужно сопровождать до последней секунды его нахождения на площадке. Он может спросить, где находится уборная или как вызвать такси – вы помогаете ему во всем. Иногда даже не лишнее уточнить в смс – сели ли спикер в самолет и все ли у него хорошо. Не надоедайте, но проявляйте заботу.
Татьяна, фаундер Manyways, генеральный директор
Чек-лист коротко
