После того, как спикер согласился приехать к вам на мероприятие, нужно правильно выстроить общение с ним. Ему должно быть все понятно про мероприятие и логистику.
Важно, чтобы человек понимал, для кого он выступает. Расскажите по телефону, напишите письмо, приложите буклет или красивую инфографику. Чтобу у спикера не оставалось вопросов. Вот что его должно интересовать:
Плохой знак – если спикер интересуется только гонораром. С момента вашего сотрудничества, вы оба заинтересованы в успехе. Вам важен имидж мероприятия, спикеру – его личный. Поэтому не бойтесь перегрузить человека информацией.
Договариваемся о том, как спикер попадает на вашу площадку. Это может быть личный автомобиль, такси, поезд или самолет, если он из другого города. В любом случае, вы должны знать каждый шаг спикера на пути к вашей площадке.Лучше зафиксировать договоренности письменно. Составляете памятку прибытия спикера, на которой обозначаете:
Важно: с того момента, как вы ударили по рукам, вы отвечаете за комфорт спикера и имидж мероприятия. Пришло ваше время проявлять заботу. Заранее договоритесь о парковке и оплатите ее, заранее подумайте, где спикер может оставить одежду, чтобы не стоять в общей очереди. Организуйте спикеру кофе (по желанию) и воду (обязательно). Спикер – не ваш наемный сотрудник. Это ваш гость, партнер и возможность получить хороший отзыв.
Одновременно с обсуждением логистики нужно попросить райдер. Это список того, что нужно спикеру на площадке для комфорта. Райдер не входит в стоимость работы спикера – если он попросит бутылку шампанского и фрукты, нужно будет искать дополнительные средства. Райдер бывает бытовой и технический. Что может быть в райдере:
Райдер – нормальный способ общения с человеком, который постоянно гастролирует. Старайтесь соблюдать все просьбы спикера – это гарантия хороших партнерских отношений. Чем выше звездность вашего спикера, тем сложнее райдер (но не всегда).
Доклад спикера – тоже зона ответственности организатора. Если пустить все на самотек, вас и зрителей будет ждать сюрприз.
Со спикером нужно постоянно сверять часы. Лучше, чтобы это делал тот человек, который будет курировать спикера на протяжении всего мероприятия
Спикера нужно сопровождать до последней секунды его нахождения на площадке. Он может спросить, где находится уборная или как вызвать такси – вы помогаете ему во всем. Иногда даже не лишнее уточнить в смс – сели ли спикер в самолет и все ли у него хорошо. Не надоедайте, но проявляйте заботу.