консультация
Заполните форму и мы свяжемся с вами в ближайшее время
Cвяжитесь
с нами
с нами
info@manywaysnetwork.ru
Санкт-Петербург, Пр-кт Бакунина, Д. 5 Литера А, Офис 204
Как найти нужного спикера?
После того, как спикер согласился приехать к вам на мероприятие, нужно правильно выстроить общение с ним. Ему должно быть все понятно про мероприятие и логистику.
Татьяна
Manyways Network CEO
Подробно рассказываем
о мероприятии
Важно, чтобы человек понимал, для кого он выступает. Расскажите по телефону, напишите письмо, приложите буклет или красивую инфографику. Чтобу у спикера не оставалось вопросов. Вот что его должно интересовать:
- цель и задачи организатора
- краткая история мероприятия целевая аудитория: возраст, образ жизни, род занятий, зачем идут на мероприятие
- количество участников
- площадка для выступления (размер помещения, количество стульев)
- техническое оснащение площадки
Плохой знак – если спикер интересуется только гонораром. С момента вашего сотрудничества, вы оба заинтересованы в успехе. Вам важен имидж мероприятия, спикеру – его личный. Поэтому не бойтесь перегрузить человека информацией.
Татьяна
Manyways Network CEO
Уточняем логистику
Договариваемся о том, как спикер попадает на вашу площадку. Это может быть личный автомобиль, такси, поезд или самолет, если он из другого города. В любом случае, вы должны знать каждый шаг спикера на пути к вашей площадке.Лучше зафиксировать договоренности письменно. Составляете памятку прибытия спикера, на которой обозначаете:
- время прибытия на площадку
- время начала мероприятия
- карту площадки, входы в здание
- если есть парковка – обозначаете на карте
- контактный номер спикера
- контактный номер ваш или человека, который отвечает за пребывание спикера на площадке
Важно: с того момента, как вы ударили по рукам, вы отвечаете за комфорт спикера и имидж мероприятия. Пришло ваше время проявлять заботу. Заранее договоритесь о парковке и оплатите ее, заранее подумайте, где спикер может оставить одежду, чтобы не стоять в общей очереди. Организуйте спикеру кофе (по желанию) и воду (обязательно). Спикер – не ваш наемный сотрудник. Это ваш гость, партнер и возможность получить хороший отзыв.
Просим райдер
Одновременно с обсуждением логистики нужно попросить райдер. Это список того, что нужно спикеру на площадке для комфорта. Райдер не входит в стоимость работы спикера – если он попросит бутылку шампанского и фрукты, нужно будет искать дополнительные средства. Райдер бывает бытовой и технический. Что может быть в райдере:
- требования к технике (компьютер только на Mac)
- требования к оборудованию (микрофоны, проекторы и т.д.)
- требования по размещению и комфорту (тип билетов на самолет, гостиница определенного класса, организация обеда в определенном ресторане или особенное меню)
- личные просьбы (отвезти куда-то, посадить в первый ряд детей, которых некуда деть, организовать комнату для курения и чашку кофе перед выступлением)
Райдер – нормальный способ общения с человеком, который постоянно гастролирует. Старайтесь соблюдать все просьбы спикера – это гарантия хороших партнерских отношений. Чем выше звездность вашего спикера, тем сложнее райдер (но не всегда).
Совместно готовим доклад
Доклад спикера – тоже зона ответственности организатора. Если пустить все на самотек, вас и зрителей будет ждать сюрприз.
Он может быть хороший, но чаще всего – это провал. Готовить доклад совместно можно по-разному. Можно прислать шаблон презентации и контролировать сроки, а можно нанять спикеру тренера по публичным выступлениям и полностью отрепетировать доклад. Можно устроить контрольную презентацию по скайпу. Программа-минимум – отправить спикеру фирменный шаблон мероприятия, попросить прислать готовый доклад за 5-7 дней до мероприятия. Важно проверить, чтобы доклад открывался и читался без ошибок. Материалы доклада отправляем технику и дублируем на облако, несколько флешек, чтобы было.
Проверяем договоренности
Со спикером нужно постоянно сверять часы. Лучше, чтобы это делал тот человек, который будет курировать спикера на протяжении всего мероприятия
За две недели:
нужна ли помощь с докладом?01За неделю:
Готов ли доклад? Можете прислать посмотреть и проверить у техника?02За три дня до:
все ли в порядке? Никаких изменений?03За день до:
напомнить о договоренностях и о логистике (вас будет встречать такси, вас встретит ассистент, еще раз направляю его контактный номер)04В день мероприятия:
все по плану? Вы в дороге? Во сколько вас ждать на площадке?05
Сопровождаем на площадке
В команде должен быть человек, ответственный за работу со спикерами. Он созванивается, встречает, провожает, решает возникающие вопросы. Он занимается только этой работой и координирует каждую минуту времени спикера. Для этого человека нужно подготовить список с телефонами спикера и примечаниями. Таблица может выглядеть вот так:
Спикера нужно сопровождать до последней секунды его нахождения на площадке. Он может спросить, где находится уборная или как вызвать такси – вы помогаете ему во всем. Иногда даже не лишнее уточнить в смс – сели ли спикер в самолет и все ли у него хорошо. Не надоедайте, но проявляйте заботу.
Татьяна
Manyways Network CEO
Чек-лист коротко
№
Задача
Результат
1
Рассказать спикеру о мероприятии. Направить подробное информационное письмо
Спикер прекрасно понимает, куда его пригласили и почему. Он понимает задачи организатора и готов помогать в их достижении
2
Обсудить логистику и договориться письменно
Организатор полностью контролирует вопросы прибытия спикера на площадку
3
Запросить и проанализировать райдер
Организатор понял, как обеспечить комфорт спикера и готовится
4
Помочь подготовить доклад
Спикер получил шаблон презентации, вы обсудили его доклад. Если надо – отрепетировали.
5
За неделю до мероприятия попросить прислать доклад вам
Спикер прислал доклад, а вы его проверили
6
Сохранить доклад в открытом облаке, на двух флешках и дополнительно отправить техническому специалисту на проверку
Доклад лежит у вас везде, если что-то случится, вы быстро передадите его технику
7
Сверять часы со спикером
Вы держите руку на пульсе и понимаете, что все идет по плану. Если не по плану, то у вас есть время, чтобы все переиграть
8
Сопровождать на площадке полностью
Вы знаете, что спикер подъезжает и уже встречаете его с бейджем, программой, кофе и прочими радостями, которые вы готовили для него. На площадке вы всегда в поле зрения и готовы помочь
9
Проводить и поблагодарить
После того, как все закончится, вы не бросаете спикера, а продолжаете его сопровождать. Когда он уехал с площадки – благодарите.