консультация
Заполните форму и мы свяжемся с вами в ближайшее время
Cвяжитесь
с нами
с нами
info@manywaysnetwork.ru
Санкт-Петербург, Пр-кт Бакунина, Д. 5 Литера А, Офис 204
Как найти нужного спикера?
После того, как спикер согласился приехать к вам на мероприятие, нужно правильно выстроить общение с ним. Ему должно быть все понятно про мероприятие и логистику.
Татьяна
Manyways Network CEO
Подробно рассказываем
о мероприятии
Важно, чтобы человек понимал, для кого он выступает. Расскажите по телефону, напишите письмо, приложите буклет или красивую инфографику. Чтобу у спикера не оставалось вопросов. Вот что его должно интересовать:
- цель и задачи организатора
- краткая история мероприятия целевая аудитория: возраст, образ жизни, род занятий, зачем идут на мероприятие
- количество участников
- площадка для выступления (размер помещения, количество стульев)
- техническое оснащение площадки
Плохой знак – если спикер интересуется только гонораром. С момента вашего сотрудничества, вы оба заинтересованы в успехе. Вам важен имидж мероприятия, спикеру – его личный. Поэтому не бойтесь перегрузить человека информацией.
Татьяна
Manyways Network CEO
Уточняем логистику
Договариваемся о том, как спикер попадает на вашу площадку. Это может быть личный автомобиль, такси, поезд или самолет, если он из другого города. В любом случае, вы должны знать каждый шаг спикера на пути к вашей площадке.Лучше зафиксировать договоренности письменно. Составляете памятку прибытия спикера, на которой обозначаете:
- время прибытия на площадку
- время начала мероприятия
- карту площадки, входы в здание
- если есть парковка – обозначаете на карте
- контактный номер спикера
- контактный номер ваш или человека, который отвечает за пребывание спикера на площадке
Важно: с того момента, как вы ударили по рукам, вы отвечаете за комфорт спикера и имидж мероприятия. Пришло ваше время проявлять заботу. Заранее договоритесь о парковке и оплатите ее, заранее подумайте, где спикер может оставить одежду, чтобы не стоять в общей очереди. Организуйте спикеру кофе (по желанию) и воду (обязательно). Спикер – не ваш наемный сотрудник. Это ваш гость, партнер и возможность получить хороший отзыв.
Просим райдер
Одновременно с обсуждением логистики нужно попросить райдер. Это список того, что нужно спикеру на площадке для комфорта. Райдер не входит в стоимость работы спикера – если он попросит бутылку шампанского и фрукты, нужно будет искать дополнительные средства. Райдер бывает бытовой и технический. Что может быть в райдере:
- требования к технике (компьютер только на Mac)
- требования к оборудованию (микрофоны, проекторы и т.д.)
- требования по размещению и комфорту (тип билетов на самолет, гостиница определенного класса, организация обеда в определенном ресторане или особенное меню)
- личные просьбы (отвезти куда-то, посадить в первый ряд детей, которых некуда деть, организовать комнату для курения и чашку кофе перед выступлением)
Райдер – нормальный способ общения с человеком, который постоянно гастролирует. Старайтесь соблюдать все просьбы спикера – это гарантия хороших партнерских отношений. Чем выше звездность вашего спикера, тем сложнее райдер (но не всегда).
Совместно готовим доклад
Доклад спикера – тоже зона ответственности организатора. Если пустить все на самотек, вас и зрителей будет ждать сюрприз.
Он может быть хороший, но чаще всего – это провал. Готовить доклад совместно можно по-разному. Можно прислать шаблон презентации и контролировать сроки, а можно нанять спикеру тренера по публичным выступлениям и полностью отрепетировать доклад. Можно устроить контрольную презентацию по скайпу. Программа-минимум – отправить спикеру фирменный шаблон мероприятия, попросить прислать готовый доклад за 5-7 дней до мероприятия. Важно проверить, чтобы доклад открывался и читался без ошибок. Материалы доклада отправляем технику и дублируем на облако, несколько флешек, чтобы было.
Проверяем договоренности
Со спикером нужно постоянно сверять часы. Лучше, чтобы это делал тот человек, который будет курировать спикера на протяжении всего мероприятия
-
За две недели:
нужна ли помощь с докладом?01 -
За неделю:
Готов ли доклад? Можете прислать посмотреть и проверить у техника?02 -
За три дня до:
все ли в порядке? Никаких изменений?03 -
За день до:
напомнить о договоренностях и о логистике (вас будет встречать такси, вас встретит ассистент, еще раз направляю его контактный номер)04 -
В день мероприятия:
все по плану? Вы в дороге? Во сколько вас ждать на площадке?05
Сопровождаем на площадке
В команде должен быть человек, ответственный за работу со спикерами. Он созванивается, встречает, провожает, решает возникающие вопросы. Он занимается только этой работой и координирует каждую минуту времени спикера. Для этого человека нужно подготовить список с телефонами спикера и примечаниями. Таблица может выглядеть вот так:
Спикера нужно сопровождать до последней секунды его нахождения на площадке. Он может спросить, где находится уборная или как вызвать такси – вы помогаете ему во всем. Иногда даже не лишнее уточнить в смс – сели ли спикер в самолет и все ли у него хорошо. Не надоедайте, но проявляйте заботу.
Татьяна
Manyways Network CEO
Чек-лист коротко
№
Задача
Результат
1
Рассказать спикеру о мероприятии. Направить подробное информационное письмо
Спикер прекрасно понимает, куда его пригласили и почему. Он понимает задачи организатора и готов помогать в их достижении
2
Обсудить логистику и договориться письменно
Организатор полностью контролирует вопросы прибытия спикера на площадку
3
Запросить и проанализировать райдер
Организатор понял, как обеспечить комфорт спикера и готовится
4
Помочь подготовить доклад
Спикер получил шаблон презентации, вы обсудили его доклад. Если надо – отрепетировали.
5
За неделю до мероприятия попросить прислать доклад вам
Спикер прислал доклад, а вы его проверили
6
Сохранить доклад в открытом облаке, на двух флешках и дополнительно отправить техническому специалисту на проверку
Доклад лежит у вас везде, если что-то случится, вы быстро передадите его технику
7
Сверять часы со спикером
Вы держите руку на пульсе и понимаете, что все идет по плану. Если не по плану, то у вас есть время, чтобы все переиграть
8
Сопровождать на площадке полностью
Вы знаете, что спикер подъезжает и уже встречаете его с бейджем, программой, кофе и прочими радостями, которые вы готовили для него. На площадке вы всегда в поле зрения и готовы помочь
9
Проводить и поблагодарить
После того, как все закончится, вы не бросаете спикера, а продолжаете его сопровождать. Когда он уехал с площадки – благодарите.