Мероприятие нужно планировать заранее. Это знают все, но четкой точки старта нет. Начинать слишком рано не всегда хорошо – работа команды требует вложений, которые не окупятся. Запускать проект с опозданием плохо – вы гарантировано окажетесь в стрессовой ситуации. Некоторые задачи можно решить только имея люфт в несколько недель
Вспомнить все: чек-лист подготовки международного мероприятия
В истории нашей компании есть разные кейсы – от деловых форумов под ключ за две недели до мотивационных программ, реализация которых заняла больше года. Как и другие ивент-команды, мы ищем золотую середину. Расскажем о том, сколько времени нужно заложить на организацию крупного делового мероприятия.
В конце статьи приведем шаблон плана-графика мероприятия.
Фундамент заливается как можно раньше. Самого мероприятия пока нет, но есть идея. Этого достаточно для разговора с партнерами и спонсорами. Вот, что нужно сделать:
7-8 месяцев до мероприятия:
- Набросайте план мероприятия. Сформулируйте цель, задачи, целевую аудиторию, посчитайте себестоимость и прибыль, которую хотите получить.
- Посчитайте примерный бюджет.
- Нарисуйте красивую концепцию на 8-10 слайдов.
- Составьте пул партнеров и начните работу с ними. Рекламные бюджеты компаний формируются заранее. Чем раньше вы начнете работать со спонсорами, тем больше вероятность найти финансирование.
За полгода до мероприятия:
Время пофантазировать и составить план-максимум. Здесь все – проработка программы, поиск площадок, оборудования и подрядчиков.
Главное: уточнение бюджета мероприятия. Следите за руками:
- Определитесь с датами мероприятия.
- Начните формировать сетку программы.
- Подберите подходящие площадки и начните с ними разговаривать об условиях.
- Подготовьте список возможных спикеров и сделайте запросы по почте или по телефону. Если спикеры известные люди, то график у них может быть напряженный. Попросите поставить ваше событие в график на карандаш.
- После сбора информации, внесите корректировки в бюджет.
За три месяца до мероприятия:
Становится теплее. Пришло время добавить в мероприятие больше конкретики.
- Заключите договоры со самыми крупными и занятыми спикерами.
- Заключите договор с площадкой. Оформите подтверждение брони письменно.
- Начните работать с дизайнером: разработайте фирменный стиль, оформление площадки, бейджи для участников.
- Начните поиск технических подрядчиков.
- Запустите сайт. Начните активно приглашать людей / продавать билеты.
- Запустите рекламную кампанию.
- Найдите гостиницу для участников, уточните условия массового бронирования.
За два месяца до мероприятия:
Неопытные ивент-менеджеры нервничают, а опытные – получают удовольствие от процесса.
- Усиливайте рекламную кампанию и запускайте спецпроекты, чтобы о вас услышали.
- Разработайте план технической застройки площадки.
- Привлекайте информационных партнеров.
- Покупайте спикерам билеты и организовывайте трансфер.
- Если мероприятие международное – ищите хороших переводчиков и бронируйте их время.
- Подпишите договор с гостиницей и поставьте предбронь на номеру.
- Получите все необходимые разрешения от контролирующих инстанций: ГИБДД, КРТИ, Санэпидемстанция, МЧС, ФСО, ЖЭКи.
За месяц до мероприятия:
Чувствуете драйв? С этого дня его станет еще больше.
- Выберите кейтеринг и сделайте фуд-тест.
- Еще не запустили печать полиграфической продукции? Самое время. Запускайте!
- Согласуйте логистику: найдите транспортную компанию, согласуйте план движения автобусов.
- Согласовали итоговый план застройки.
- Повысили стоимость билетов для тех, кто не успел купить по низкой цене.
- Начали публиковать программу и спикеров на сайте.
- Нашли артистов, ведущего, музыкальные группы и договорились о сотрудничестве.
- Заключите договор со службой такси.
- Найдите хороших фотографов и видеографов на мероприятие.
- Начните искать волонтеров.
За две недели до мероприятия:
Тут даже опытные начинают пить успокоительное
- Устройте прогон на площадке с участием всех подрядчиков.
- Подтвердить участие всех спикеров, даже если обо всем уже договорились.
- Пройтись по райдерам звезд и подготовить все, что нужно.
- Начните обучение волонтеров и наемного персонала – службы гостеприимства.
- Разделите мероприятие на небольшие блоки и расставьте ответственных.
За одну неделю до мероприятия:
- Проведите финальное совещание со всеми участниками проекта, согласуйте монтажные и демонтажные планы.
- Составьте подробный план действий на мероприятии с указанием ответственных.
- Составьте контакт-лист с телефонами всех членов команды.
- Составьте список с телефонами на случай ЧП (ближайшие отделения полиции, больницы).
- Проведите брифинг волонтеров на площадке мероприятия.
За день до мероприятия:
- Проконтролируйте монтаж на площадке и проверьте работу оборудования.
- Устройте саунд-чек.
- Соберите пакеты участников и подготовьте зону-велком.
- Организуйте удобную комнату для работы организаторов.
- Проведите итоговое собрание команды на площадке.
- После того, как проконтролируйте все, постарайтесь выспаться.